:a:

Całkowita koncentracja przedsiębiorstwa na swojej podstawowej działalności.

:b:

Gwarancja korzystania z usług doświadczonych i wykwalifikowanych profesjonalistów – archiwistów.

:c:

Skrócenie czasu dostępu do informacji zawartej w dokumentach.

:d:

Uzyskanie dodatkowej powierzchni biurowej poprzez przekazanie dokumentacji do archiwum zewnętrznego.

:e:

Podwyższenie bezpieczeństwa poufnych informacji zawartych w dokumentach.

:f:

Pełne bezpieczeństwo akt.

Aktywne archiwum zewnętrzne

Powierzoną naszej pieczy dokumentację przechowujemy we własnych (niedzierżawionych) magazynach archiwalnych, zabezpieczonych najnowocześniejszymi systemami przeciwpożarowymi i antywłamaniowymi.
Dokumentację elektroniczną zapisaną na dowolnych nośnikach danych przechowujemy w specjalistycznych szafach ognioodpornych posiadających atest odporności pożarowej VDMA 24991/EN 1041-1.
Dokumentacja może być udostępniona na miejscu (w odpowiednio przygotowanym pomieszczeniu), dostarczana bezpośrednio do siedziby Klienta w ciągu dwóch godzin od momentu zamówienia lub też przesyłana drogą elektroniczną. Wszelkie udostępnienia akt rejestrowane są w komputerowej bazie danych. Wszyscy nasi pracownicy zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej, handlowej i państwowej. Powierzoną naszej pieczy dokumentację ubezpieczamy w Towarzystwie Ubezpieczeniowym „Warta”.

Oferujemy

01

Odbiór dokumentów od klienta

Dostarczenie pustych pojemników archiwizacyjnych do klienta, umówienie dogodnego dla klienta terminu odbioru dokumentów, odbiór dokumentów w dowolnym miejscu na terenie całego kraju, ewentualne zaplombowanie pojemników w celu utajnienia ich zawartości, sporządzenie i podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia akt.

02

Katalogowanie dokumentów

Uzgodnienie z klientem optymalnej formy ewidencji akt, ustalenie szczegółowości ewidencyjnej oraz kryteriów wyszukiwania dokumentów w bazie danych Stowarzyszenia, ustalenie obowiązkowego czasu przechowywania akt w archiwum.

03

Umieszczanie w archiwum, rejestracja

Zastosowanie kodów kreskowych w systemie zarządzania archiwum, rejestracja pojemników z aktami w systemie magazynowych Stowarzyszenia (określenie położenia pojemnika w archiwum), wprowadzenie informacji o zawartości pojemnika do bazy danych Stowarzyszenia, przesłanie klientowi potwierdzenia zarejestrowania dokumentów w archiwum.

04

Udostępnianie dokumentacji (24/7)

Dostarczanie do siedziby firmy wskazanego pojemnika z aktami lub wybranych akt, nieodpłatne udostępnianie akt na miejscu w specjalnie wyposażonym pomieszczeniu (kserokopiarka, skaner, komputer), przesyłanie zeskanowanych obrazów dokumentów drogą elektroniczną, przesyłanie kopii dokumentów drogą faksową

05

Niszczenie dokumentów

Przesyłanie do klienta wykazu przeterminowanych dokumentów do wybrakowania w celu uzyskania jego akceptacji, przygotowanie dokumentacji wymaganej do wszczęcia formalnej procedury niszczenia akt, zniszczenie dokumentacji, potwierdzenie wykonania usługi

06

Zabezpieczenie

Systemy sygnalizacji włamania i napadu, systemy sygnalizacji pożarowej, 24 godzinny monitoring oraz ochrona fizyczna, system telewizji przemysłowej, rejestrowana kontrola dostępu do pomieszczeń archiwum, polisa ubezpieczeniowa z szerokim pokryciem odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu przechowywanym jak również odpowiedzialności cywilnej kontraktowej, komputerowa kontrola udostępnień